أعلن مجلس الوزراء السعودي في الأيام الأخيرة بعض القرارات الرسمية التي تخص ألفاظ التبجيل واستخدامها في المراسلات الرسمية الحكومية، وقد جاءت تلك القرارات بناء على ما ورد في لائحة الاتصالات الرسمية والحفاظ على الوثائق لعام 1445هـ، كما قام المجلس أيضاً بـ توضيح شروط صياغة الرسالة الحكومية.
حظر ألفاظ التبجيل
قامت لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها لعام 1445 هـ، والتي تم إقرارها بواسطة مجلس الوزراء السعودي، بحظر استعمال الألفاظ التي تدل على “التبجيل” بـ كافة المراسلات الحكومية الرسمية، الورقية منها وأيضاً إلكترونية، بل وأقرت اللائحة أيضاً ببعض القرارات الخاصة بالمراسلات، على رأسها حظر الأفعال التي تؤدي إلى تلف الوثائق، ومنها:
- تخريم وتدبيس أصول المستندات دائمة الحفظ.
- ثني الوثائق.
- تم حظر تراكم الوثائق دون حفظ.
أهداف لائحة الاتصالات
تسعى لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها لعام 1445 هـ، إلى تحقيق بعض الأهداف، ومن أهداف لائحة الاتصالات:
- وضع الضوابط التي تنظم المراسلات الواردة والصادرة.
- توثيق المراسلات الواردة والصادرة.
- توحيد معايير المراسلات الموضوعية والشكلية.
- تنظيم إجراءات كافة المراسلات الرسمية ورودها وصدورها وتسليمها واستلامها أيضاً، وذلك بين كافة الجهات المعنية، ومنها الأجهزة أو بينها وبين الأشخاص ذوي الصفة الطبيعية والاعتبارية.
- المحافظة على سلامة وأمن معلومات المراسلات الحكومية وتصنيفها.
- وضع جميع الضوابط والشروط والخطوات التي تؤدي إلى المحافظة على أوعية ومعلومات المراسلات الحكومية والوثائق في جميع مراحلها، مثل:
-عمليات التسلم والتسليم.
-بالإضافة لعمليات التوثيق والتسجيل.
-عمليات المراجعة.
-مرحلة الحفظ.
-عمليات الاطلاع والتداول.
شروط صياغة الرسالة الحكومية
كشف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالمملكة العربية السعودية، عن شروط صياغة الرسالة الحكومية، وجاءت كما يلي:
- تجنب الإسهاب الممل.
- الابتعاد عن الاختصار المخل.
- يحظر استخدام أي لفظ أجنبي بالمراسلات الحكومية، وذلك ما لم يكن لذلك اللفظ مسوغ.
- يشترط أن تكون كافة الألفاظ المستخدمة والمعاني واضحة.
- يجب أن لا تتنافى كافة الألفاظ المستخدمة بالمراسلات مع أحكام الشريعة الإسلامية.
- يشترط أن تكون صياغة المراسلات سليمة من حيث الألفاظ والتراكيب.
- يحظر استخدام الألفاظ الدالة على “التبجيل”.
- تميز موضوعات المراسلات المستعجلة ببطاقة “صفراء اللون”.
- بينما يتم تمييز موضوعات المراسلات الحكومية الهامة ببطاقة “خضراء اللون”.